TP01 – Evolution d’un système d’information : découpage de projets et organisation

Introduction

L’atelier “Évolution d’un Système d’Information (S.I)” a pour objectif de vous familiariser avec les étapes essentielles de la planification, du découpage de projets, de l’organisation d’un projet de système d’information, ainsi que de la gestion agile en collaboration avec les parties prenantes. Cette compétence est cruciale pour tout professionnel travaillant dans le domaine de l’informatique, car elle permet de garantir le succès et l’efficacité des projets informatiques, en tenant compte des besoins changeants et en collaborant activement avec toutes les parties impliquées.

L’objectif principal de cet atelier est d’apprendre à identifier l’ensemble des étapes nécessaires à la réalisation d’un système d’information, puis de découper ces étapes en tâches livrables. Vous apprendrez également à répartir ces activités en fonction des ressources humaines, techniques et financières à mobiliser, tout en adoptant une approche agile pour gérer le projet.

Table des matières

Étape 1 : Analyse des besoins
Étape 2 : Conception du S.I
Étape 3 : Développement
Étape 4 : Tests et validation
Étape 5 : Mise en production
Étape 6 : Maintenance et évolution
Découpage en tâches livrables
Gestion des ressources humaines
Gestion des ressources techniques
Gestion des ressources financières
Gestion agile du projet
Collaboration avec les parties prenantes
Mise en Situation Professionnelle Reconstituée

Étape 1 : Analyse des Besoins

L’analyse des besoins est la première étape cruciale dans le développement d’un système d’information. Cette phase est essentielle pour comprendre les besoins et les attentes des utilisateurs et des parties prenantes du projet. Voici quelques points clés à prendre en compte lors de cette étape :

• Identification des Objectifs du Projet : Déterminez clairement les objectifs que le système d’information doit atteindre. Quels problèmes le système résoudra-t-il ? Quelles améliorations sont attendues ? Ces objectifs doivent être alignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation.

• Collecte des Besoins Utilisateur : Interagissez avec les utilisateurs finaux et les parties prenantes pour recueillir leurs besoins et leurs attentes. Utilisez des techniques telles que les entretiens, les enquêtes ou les ateliers de travail pour identifier les exigences.

• Définition des Contraintes : Identifiez les contraintes qui pourraient influencer le projet, telles que les délais, le budget, les ressources disponibles, la sécurité, la conformité réglementaire, etc.

• Cahier des Charges : Compilez toutes les informations collectées dans un cahier des charges détaillé. Ce document doit décrire de manière précise et complète les besoins et les exigences du projet.

Une fois cette étape d’analyse des besoins terminée, vous disposerez d’une base solide pour la suite du projet, car vous aurez une compréhension claire de ce qui doit être réalisé et des attentes des parties prenantes.

Étape 2 : Conception du Système d’Information

Après avoir identifié les besoins, la conception du système d’information intervient. Cette étape consiste à élaborer une architecture logique du système, à concevoir la base de données, à définir les interfaces utilisateur, et à créer une documentation technique détaillée.

• Architecture Logique : Définissez l’architecture globale du système. Cela inclut la structure des composants, leur interconnexion et les flux de données entre eux. Vous pouvez utiliser des diagrammes d’architecture pour représenter visuellement cette structure.

• Conception de la Base de Données : Déterminez la structure de la base de données du système, y compris les tables, les relations entre les données et les schémas de stockage. Assurez-vous que la base de données est conçue de manière à répondre aux besoins de stockage et de récupération des données.

• Interfaces Utilisateur : Concevez les interfaces utilisateur en fonction des besoins des utilisateurs. Assurez-vous que l’interface est conviviale et qu’elle permet aux utilisateurs d’accomplir leurs tâches de manière efficace.

• Documentation Technique : Créez une documentation technique détaillée qui explique en profondeur l’architecture du système, la conception de la base de données, les interfaces utilisateur, les normes de développement, etc. Cette documentation est essentielle pour les développeurs qui travailleront sur le projet.

La conception du système d’information constitue le plan directeur du projet, fournissant une orientation claire pour le développement ultérieur.

Étape 3 : Développement

Après la conception, vient l’étape du développement. Ici, vous traduirez les spécifications techniques en code informatique. Voici ce qu’il faut prendre en compte lors de cette phase :

• Sélection de la Méthodologie de Développement : Choisissez la méthodologie de développement la mieux adaptée au projet. Les méthodologies agiles telles que Scrum ou Kanban sont souvent utilisées pour leur flexibilité.

• Développement Itératif : Divisez le projet en itérations ou en sprints pour des cycles de développement plus courts et itératifs. Cela permet de recueillir des retours fréquents et d’ajuster le projet en conséquence.

• Qualité du Code : Assurez-vous que le code produit est de haute qualité en suivant les meilleures pratiques de développement, en effectuant des revues de code et en utilisant des outils de test automatisés.

• Respect des Délais : Tenez-vous aux délais définis lors de la planification du projet. Si des retards sont inévitables, communiquez-les aux parties prenantes et révisez le planning en conséquence.

Le développement est une étape cruciale pour concrétiser la conception et construire le système d’information fonctionnel.

Étape 4 : Tests et Validation

Les tests et la validation sont des étapes cruciales pour s’assurer que le système fonctionne correctement. Voici ce que vous devez faire lors de cette étape :

• Tests Unitaires : Effectuez des tests unitaires pour vérifier le bon fonctionnement des composants individuels du système. Les erreurs et les bugs doivent être identifiés et corrigés à ce stade.

• Tests d’Intégration : Testez l’intégration de différents composants pour vous assurer qu’ils fonctionnent ensemble de manière cohérente.

• Tests de Performance : Évaluez les performances du système en simulant des charges de travail élevées. Assurez-vous que le système peut gérer la charge prévue.

• Validation des Besoins : Assurez-vous que le système répond bien aux besoins identifiés à l’étape d’analyse des besoins. Les utilisateurs finaux doivent également participer à cette validation.

• Correction des Erreurs : Corrigez les erreurs et les problèmes identifiés lors des tests. Répétez les tests si nécessaire jusqu’à ce que le système soit stable et fiable.

Une fois que le système a passé avec succès ces tests et qu’il a été validé par les parties prenantes, il est prêt à passer à l’étape suivante.

Étape 5 : Mise en Production

La mise en production est le moment où le système est déployé dans l’environnement de production. Voici ce qu’il faut prendre en compte lors de cette étape :

• Planification du Déploiement : Planifiez soigneusement le déploiement pour minimiser les perturbations pour les utilisateurs finaux. Cela peut inclure des horaires de maintenance, des sauvegardes et des procédures de récupération en cas de problème.

• Formation des Utilisateurs : Assurez-vous que les utilisateurs finaux sont formés à l’utilisation du nouveau système. Organisez des sessions de formation si nécessaire.

• Surveillance en Temps Réel : Mettez en place une surveillance en temps réel pour détecter tout problème potentiel une fois le système en production. Réagissez rapidement aux incidents pour minimiser l’impact sur les utilisateurs.

La mise en production est une étape délicate qui nécessite une planification minutieuse pour garantir un passage en douceur vers le nouvel environnement.

Étape 6 : Maintenance et Évolution

Une fois le système en production, il nécessite une maintenance continue et des évolutions pour répondre aux besoins changeants. Voici ce qu’il faut prendre en compte lors de cette étape :

• Résolution de Bugs : Traitez rapidement les bugs et les problèmes signalés par les utilisateurs. Suivez un processus de gestion des incidents pour les résoudre de manière efficace.

• Mises à Jour : Assurez-vous que le système reste à jour en appliquant les correctifs de sécurité et en effectuant les mises à jour nécessaires.

• Ajout de Nouvelles Fonctionnalités : Collaborez avec les parties prenantes pour identifier de nouvelles fonctionnalités ou améliorations à apporter au système. Planifiez et développez ces ajouts de manière itérative.

• Évolution de la Documentation : Mettez à jour la documentation technique pour refléter les changements apportés au système. Cela garantit que l’ensemble de l’équipe dispose d’informations à jour.

La maintenance et l’évolution du système sont continues pour assurer sa pertinence à long terme.

Découpage en Tâches Livrables

Pour organiser efficacement le projet, vous devrez découper ces étapes en tâches livrables plus petites et gérables. Chaque tâche doit avoir un objectif clair, des ressources attribuées et un délai défini. Cette approche permet de gérer efficacement le flux de travail et de suivre la progression du projet.

Gestion des Ressources Humaines

La gestion des ressources humaines implique l’identification des compétences nécessaires pour chaque tâche, l’affectation des membres de l’équipe appropriés, et la gestion des plannings pour s’assurer que les ressources humaines sont utilisées de manière optimale. La communication et la collaboration au sein de l’équipe sont essentielles pour maintenir un environnement de travail productif.

Gestion des Ressources Techniques

La gestion des ressources techniques consiste à s’assurer que les équipements et les outils nécessaires au projet sont disponibles et fonctionnent correctement. Il faut également anticiper les besoins en matière de matériel et de logiciels. Un suivi régulier de l’état des ressources techniques est nécessaire pour éviter les retards causés par des problèmes techniques.

Gestion des Ressources Financières

La gestion des ressources financières est essentielle pour garantir que le projet respecte le budget alloué. Il faut établir un budget détaillé, suivre les dépenses et ajuster si nécessaire pour éviter les dépassements budgétaires. Une gestion financière rigoureuse permet de maintenir le contrôle sur les coûts du projet.

Gestion Agile du Projet

La gestion agile du projet consiste à adopter une approche itérative et incrémentielle. Elle permet de répondre aux besoins changeants en cours de projet. Vous apprendrez à planifier des itérations, à prioriser les fonctionnalités, et à collaborer étroitement avec les parties prenantes tout au long du projet. Cette approche favorise la flexibilité et la réactivité aux changements, ce qui est essentiel dans le domaine de l’informatique en constante évolution.

Collaboration avec les Parties Prenantes

La collaboration avec les parties prenantes est essentielle pour s’assurer que le projet répond aux attentes et aux besoins des utilisateurs. Organisez des réunions de suivi régulières pour partager les progrès, recueillir des retours d’expérience et ajuster le projet en conséquence. Une communication ouverte et transparente favorise la confiance et l’adhésion des parties prenantes au projet.

Mise en Situation Professionnelle Reconstituée

Contexte :

Vous êtes désigné(e) comme chef de projet au sein de l’entreprise Z, une société de services informatiques. L’entreprise rencontre actuellement des défis importants dans la gestion de son support informatique interne. Les requêtes des employés prennent trop de temps à être résolues, le suivi des actifs informatiques est lacunaire, et la communication entre les différents départements est complexe. Pour remédier à ces problèmes, l’entreprise a décidé de mettre en place un outil de Configuration Management Database (CMDB) appelé GLPI (Gestionnaire Libre de Parc Informatique).

Votre mission est d’optimiser le support informatique interne en utilisant GLPI pour gérer efficacement les actifs informatiques, suivre les requêtes des employés et améliorer la communication entre les départements. Vous devrez adopter une approche agile pour répondre rapidement aux besoins changeants de l’entreprise et collaborer activement avec toutes les parties prenantes.

Étapes de la mise en situation :

Analyse des besoins (Semaine 1-2) : Vous commencez par organiser des réunions avec les utilisateurs internes de différents départements pour comprendre leurs préoccupations et leurs besoins en matière de support informatique. Vous identifiez les principaux problèmes, notamment les délais de réponse aux requêtes, le manque de visibilité sur les actifs informatiques, et les lacunes dans la communication entre les départements.

Conception du plan d’amélioration (Semaine 3-4) : En collaboration avec votre équipe, vous élaborez un plan d’amélioration du support informatique en utilisant GLPI comme outil central. Vous décidez d’adopter une approche agile en planifiant des itérations courtes pour résoudre les problèmes prioritaires. Vous identifiez également les KPI (Key Performance Indicator) pour mesurer le succès du projet.

Première itération (Semaine 5-6) : Vous lancez la première itération du projet en priorisant les problèmes les plus critiques. Votre équipe de développement configure GLPI pour gérer les tickets du support informatique et suivre les actifs informatiques. Vous organisez des réunions quotidiennes de suivi avec l’équipe pour ajuster le plan au fur et à mesure.

Tests et validation (Semaine 7-8) : Une fois l’itération terminée, vous effectuez des tests approfondis pour vous assurer que GLPI répond aux besoins identifiés. Les utilisateurs internes sont impliqués dans les tests et fournissent des retours d’expérience. Vous apportez des ajustements en fonction des commentaires reçus.

Mise en production (Semaine 9) : La première itération est mise en production avec succès. Les requêtes des employés sont désormais traitées plus rapidement, les actifs informatiques sont mieux suivis, et la communication entre les départements s’est améliorée.

Itérations suivantes (Semaine 10 et au-delà) : Vous continuez à travailler sur d’autres problèmes identifiés, en planifiant et en exécutant des itérations supplémentaires. Vous collaborez étroitement avec les parties prenantes pour vous assurer que les améliorations sont alignées sur les besoins de l’entreprise.

Mesure des résultats (Semaine 12) : À la fin du projet, vous mesurez les résultats à l’aide des KPI définis au début. Vous constatez une réduction significative des délais de résolution des requêtes, une meilleure gestion des actifs informatiques, et une communication interdépartementale plus fluide.

Cette mise en situation illustre votre rôle en tant que chef de projet dans l’amélioration du support informatique interne de l’entreprise Z en utilisant l’outil GLPI pour gérer les actifs informatiques, suivre les requêtes des employés, et améliorer la communication entre les départements.

Votre Mission :

Votre mission en tant que chef de projet est d’optimiser le support informatique interne en utilisant GLPI pour gérer efficacement les actifs informatiques, suivre les requêtes des employés et améliorer la communication entre les départements. Pour ce faire, vous devrez adopter une approche agile pour répondre rapidement aux besoins changeants de l’entreprise et collaborer activement avec toutes les parties prenantes.

Étapes à Suivre :

1. Mise en Place de GLPI :

   • Commencez par installer et configurer GLPI pour qu’il corresponde aux besoins spécifiques de l’entreprise Z.
   • Utilisez GLPI pour créer une base de données complète des actifs informatiques de l’entreprise, y compris les ordinateurs, les logiciels, les serveurs, etc.
   • Intégrez les données des actifs informatiques avec GLPI pour permettre un suivi précis et automatisé.

2. Gestion des Requêtes :

   • Utilisez GLPI pour gérer les tickets d’assistance et les requêtes des employés. Assurez-vous que chaque demande est attribuée à l’équipe appropriée pour une résolution rapide.
   • Mettez en place un processus de suivi des tickets pour garantir que les requêtes sont traitées en temps opportun.

3. Amélioration de la Communication :

   • Intégrez Asana pour la gestion de projet et la collaboration d’équipe. Créez des projets Asana pour chaque département et utilisez-le pour attribuer des tâches, fixer des échéances et suivre la progression.
   • Utilisez Asana pour organiser des réunions régulières de suivi avec les différents départements afin d’améliorer la communication et la coordination.

4. Documentation et Formation :

   • Utilisez draw.io pour créer des diagrammes et des schémas visuels qui expliquent le fonctionnement de GLPI, le flux de travail des tickets d’assistance, et les processus de communication entre les départements.
   • Organisez des sessions de formation pour les employés afin de les familiariser avec l’utilisation de GLPI, Asana et les nouveaux processus mis en place.

5. Évaluation et Amélioration Continue :

   • Surveillez les indicateurs de performance clés liés à l’utilisation de GLPI, Asana et l’amélioration des opérations de support informatique.
   • Effectuez des ajustements et des améliorations en fonction des retours d’expérience et des besoins changeants de l’entreprise.

En adoptant cette approche complète et en utilisant les trois logiciels, vous pourrez contribuer de manière significative à l’optimisation du support informatique interne de l’entreprise Z et à l’amélioration de sa productivité globale.

Conclusion

Ce cours vous a préparé à gérer un projet de gestion et d’amélioration d’un système d’information existant en adoptant une approche agile. Vous avez collaboré avec les parties prenantes, planifié des itérations, résolu des problèmes prioritaires, et mesuré les résultats. Cette expérience vous a permis d’acquérir des compétences essentielles en gestion de projet informatique, en gestion agile, en modélisation des processus, en gestion des actifs, qui seront précieuses dans votre carrière professionnelle.

N’hésitez pas à poser des questions supplémentaires ou à demander des clarifications sur cette mise en situation.